Главная › Новости

0504421: Табель учета рабочего времени

Опубликовано: 06.09.2018

Выгрузка и загрузка данных табеля учета рабочего времени в формате Excel (ф.0504421)

Форма 0504421 — табель учета рабочего времени для государственных органов и учреждений. Расскажем, чем он отличается от унифицированных бланков Т-12 и Т-13, и разберемся в тонкостях заполнения.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени

Из статьи вы узнаете:

Одна из основных обязанностей работодателя — учет рабочего времени сотрудников. Именно он осуществляет контроль производственных процессов, нормирует труд с учетом законодательных требований и следит за соблюдением режима, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.

Excel - Табель учета рабочего времени - Минутное знакомство - Эпизод #9 - Андрей Ранк

Подробнее о табеле учета рабочего времени читайте в статьях:

Первичная учетная документация (в том числе форма 0504421, образец заполнения которой мы рассмотрим в статье) позволяет максимально точно, изо дня в день фиксировать сведения о соблюдении персоналом норм рабочего времени и регистрировать любые отклонения от графика. В конце учетного периода заполненные и заверенные формы используются при начислении заработной платы и подготовке статистической отчетности. Подробнее о кадровом учете и работе с документами, предназначенными для передачи в органы статистики, читайте в статье «Как организовать документооборот в кадровой службе ».

Скачайте документы по теме:

Как ведется учет фактически отработанного времени

Учет времени, отработанного персоналом, ведется на каждом предприятии. Данные фиксируются в отдельном документе — табеле, на основании которого в конце расчетного периода сотрудникам начисляется заработная плата. В крупных организациях даже существует специальная должность — табельщик (технический исполнитель, который ведет табельный учет и контроль за своевременной явкой персонала на работу).

Важно: табель учета рабочего времени может быть единым для всего предприятия. Но если в компании несколько отделов, а численность сотрудников перевалила за сотню, стоит завести отдельный учетный документ для каждого структурного подразделения.

В небольших компаниях вводить должность табельщика экономически нецелесообразно, поэтому обязанности по заполнению табеля возлагаются на секретаря, кадровика, сотрудника бухгалтерии и т.д. Он должен вести учет списочного состава работников и ежедневно делать отметки о явке или неявке на работу, опозданиях, командировках, количестве отработанных часов (сверхурочно и в рамках установленной продолжительности рабочего времени). Если в организации нет табельщика, ответственное лицо назначается приказом руководителя:

Способ учета рабочего времени выбирает работодатель. Если персонал ежедневно отрабатывает одинаковое количество часов, применяется поденный учет, если продолжительность рабочего дня варьируется, но каждую неделю вырабатывается одинаковая норма времени — еженедельный.

Предприятия, на которых по объективным причинам невозможно соблюдать ежедневную или еженедельную норму рабочего времени, переходят на суммированный учет. Недоработки в одни дни компенсируется переработками в другие таким образом, чтобы в итоге соблюдалась установленная норма отработанных часов в рамках более продолжительного учетного периода — месяца, квартала, года. Детали — в статье « Суммированный учет : выбираем график работы, учетный период и систему оплаты». Эксперт расскажет о достоинствах и недостатках данной системы учета, а также дает полезные советы по расчету заработной платы персонала в условиях учетного периода увеличенной продолжительности.

Табель учета использования рабочего времени: бланк-2017

На сегодняшний день существует всего три унифицированных бланка табеля: Т-12, Т-13 и 0504421. Формы Т-12 и Т-13 используются преимущественно коммерческими организациями. Различия между ними незначительны: бланк Т-12 содержит два раздела («Учет рабочего времени» и «Расчет с персоналом по оплате труда»), в то время как в бланке Т-13 второй раздел отсутствует. Поэтому форма Т-13 применяется преимущественно организациями, в которых ведется автоматизированная обработка учетных данных.

Кроме того, коммерческие структуры, пользующиеся правом утверждения первичных учетных документов в соответствии со ст.9 федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2001г., могут на основе форм Т-12 и Т-13 разработать собственный бланк табеля. Чего не скажешь о государственных и муниципальных учреждениях, для которых предусмотрен строго один бланк — форма 0504421 (скачать документ установленного образца можно здесь ).

Табель учета использования рабочего времени (ф.0504421)

Форма табеля учета рабочего времени 0504421 утверждена приказом Минфина России №52н от 30.03.2015г. Ранее применявшийся бланк, актуальный с 2011 по 2015 год, вывели из обихода, как только вступила в силу форма табеля (по ОКУД 0504421): новый вариант документа рассчитан на один календарный месяц и открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода. Иными словами, табель на апрель 2018 года начинают формировать не позднее 29-30 марта, на май 2018 года — не позднее 28-29 апреля, и т.д.

Справка

Применять в 2017 году табель формы 0504421, образец заполнения которого представлен в нашей базе кадровых документов, обязаны:

государственные и муниципальные учреждения; органы местного самоуправления; органы управления государственными внебюджетными фондами; государственные органы (правоохранительные, аттестационные и т.д.).

Работодателями, вошедшими в данный перечень — государственными школами и научными учреждениями, фондами и районными администрациями, организациями краевого, муниципального, республиканского и областного подчинения — ведется именно такой табель, форма 05044214: скачать бланк для заполнения с нашего сайта может каждый подписчик журнала «Кадровое дело». Так выглядит типовая форма, готовая к заполнению:

Методы заполнения: сплошной и регистрация отклонений

Существует два метода заполнения табеля. Применяя метод сплошной регистрации, работодатель ежедневно ведет учет всех явок или неявок работу и количества отработанных каждым сотрудником часов. Метод регистрации отклонений фиксирует только события, отклоняющиеся от установленного на предприятии режима: опоздания, переработки, ночной труд, неявки на работу по разным причинам (отпуск, прогулы, периоды временной нетрудоспособности, командировки). О типах событий, отражаемых в учетной документации, и способах их фиксации читайте в статьях «Как учесть и оплатить сверхурочную работу ».

В 2017 году заполнение табеля формы 0504421 (образцы даны ниже) осуществляется одним из двух методов на выбор, предпочтительно — методом регистрации отклонений. Данные вносятся в таблицу, поделенную на 37 столбцов. Зарплата персоналу выплачивается каждые полмесяца, как того требует ст.136 ТК РФ. Поэтому документ содержит общий и предварительный итоги — за полный отработанный месяц и за первую его половину.

Важно: чтобы регламентировать порядок заполнения, формирования и заверки табеля, работодатель разрабатывает локальный нормативный акт, к которому можно прикрепить правильный образец заполнения формы 0504421 и должностную инструкцию табельщика.

В конце учетного периода заполненный бланк передается в бухгалтерию. На его основании бухгалтер составляет расчетную или расчетно-платежную ведомость (форма 0504402 или 0504401 соответственно), по которой персонал получает зарплату. О правилах, сроках и условиях выдачи заработной платы читайте в статье «Как выплатить зарплату сотрудникам»: вы узнаете, почему нельзя выдавать зарплату всего раз в месяц, как оформляется расчетный листок и в каких случаях возможна выплата по доверенности.

Условные обозначения, используемые при заполнении табеля (форма 0504421)

Любой образец заполнения табеля 0504421 содержит буквенные коды. Они используются при оформлении основного раздела документа. Каждый код соответствует определенному событию. Перечень кодов, применяемых работодателями при заполнении ф.0504421 (табель учета рабочего времени) методом регистрации отклонений, приведен непосредственно на титульной странице типового бланка:

В — выходной или нерабочий праздничный день; Н — работа в ночное время; Г — выполнение государственных обязанностей; О — очередной или дополнительный отпуск; Б — временная нетрудоспособность (в том числе по беременности и родам); Р — отпуск по уходу за ребенком; С — сверхурочная работа; П — прогул; А — неявка на работу с разрешения администрации; ВУ — выходной, предоставленный в связи с учебой; ОУ — учебный отпуск; ЗН — замещение в 1-3 классах; ЗП — замещение в группах продленного дня; ЗС — замещение в 4-11 классах; РП — привлечение к работе в нерабочий праздничный день; Ф — фактически отработанные часы; К — служебная командировка; НН — неявка по невыясненным причинам (временный код, по мере получения сведений о причинах отсутствия сотрудника заменяется другими обозначениями).

Набор кодов, специально разработанных для унифицированного бланка 0504421 (образец заполнения доступен для скачивания по ссылке), существенно отличается от системы кодировки, применяемой при заполнении форм Т-12 и Т-13. В частности, отсутствуют цифровые аналоги буквенных кодов и добавлены специальные коды для педагогических работников. Код «Я», обозначающий явку на работу, вообще не применяется, поскольку учет ведется методом регистрации отклонений, а явка — рядовое событие.

Некоторые отклонения в разных типах форм обозначаются разными кодами. Например, привлечение к работе в праздник отражается в бланке Т-12 или Т-13 кодом «РВ» либо «03», а в табель 0504421 по 52н (образец заполнения — ниже) вписывается как «РП». Чтобы избежать ошибок и разночтений, применяемую работодателем систему кодировки рекомендуется закрепить локальным документом. Если стандартного набора обозначений недостаточно для корректного ведения учета, можно дополнить существующую систему кодировки новыми кодами.

Первичный и корректирующий табель учета рабочего времени

Первичный табель ведется в течение всего учетного периода и в конце, перед отправкой в бухгалтерию, передается на проверку уполномоченному лицу — например, начальнику кадровой службы или директору по персоналу. При этом вносить какие-либо исправления в первичный документ недопустимо.

Если во время проверки найдутся какие-либо ошибки или неточности, составляется корректирующий табель (форма 0504122): образец заполнения такого документа почти идентичен первичному. С той лишь разницей, что в «шапке» корректирующего бланка, в строке «Вид табеля», ставится цифра «1», а не «0», как в первичном бланке. Выявление ошибок в корректирующем бланке — крайне редкое, но все же вероятное явление. Поскольку запрет на исправления распространяется и на корректирующие формы, придется составить еще один документ, обозначить его цифрой «2» и внести исправленные данные.

Табель учета рабочего времени 0504421: образец заполнения

Сначала заполняется «шапка», верхняя часть документа, в которой указывается полное наименование работодателя и название структурного подразделения, для которого предназначен бланк. Справа вписывается дата формирования документа, по центру — его вид (первичный или корректирующий). Первичный экземпляр маркируется цифрой «0», первый корректирующий — цифрой «1» и далее по нарастающей.

Заполнив «шапку», можно переходить к основной части — таблице, заполняемой ежедневно в течение всего расчетного периода.

Справка

В левой части таблицы пишем:

фамилии, имена и отчества работников (графа 1); учетные номера (графы 2, 3); должности или профессии (графа 4).

Остальные графы таблицы (с 5 по 37 включительно) предназначены для отметок об использовании персоналом рабочего времени. В графе 20 указывается промежуточный итог — число дней (часов), отработанных с 1 по 15 число расчетного месяца. Общая сумма отработанных дней (часов) за весь месяц отражается в графе 37. В последний день расчетного периода завершается заполнение табеля 0504421; образец заполнения методом регистрации отклонения выглядит примерно так:

Если работодатель по каким-то причинам выбрал допустимый, но в данном случае все же не рекомендованный метод сплошной регистрации, форма по ОКУД 0504421 (образец заполнения) приобретает немного иной вид:

В этом случае и выходные дни, и дни присутствия сотрудника на работе вносятся в табель 0504421: образец заполнения содержит сведения о каждом фактически отработанном часе. Буквенный код «Ф» проставляется в верхней части ячейки, соответствующей той или иной дате, а количество отработанных за смену часов — в нижней. Дни, в которые сотрудник отсутствовал на рабочем месте, обозначаются только буквенными кодами.

Как отразить несколько событий в рамках одного дня

Обычно в ячейке, соответствующей одному календарному (рабочему) дню, проставляется один код, обозначающий какое-либо событие — выходной день, командировку, временную нетрудоспособность и т.д. Но иногда в течение дня происходит несколько событий, требующих отражения в учетных документах.

Например, школьный учитель сначала замещает коллегу в группе продленного дня, а затем выходит на работу в ночные часы (после 22:00). Актуальная практика ведения кадрового документооборота требует внести оба события в форму 0504421 (табель учета рабочего времени): условные обозначения «ЗП» и «Н» просто вписываются в виде дробей, где верхняя часть — буквенный код, обозначающий вид отклонения, а нижняя — количество часов, потраченных на него сотрудником. Но таким способом можно обозначить максимум два отклонения, произошедших за один день (смену). Если регистрируется три разных события в течение дня, приходится повторно, в новую строку вносить сведения о сотруднике, чтобы зафиксировать все данные в свободной ячейке.

Как заверить заполненный табель (форма 0504421) в 2017 году

В нижней части бланка содержатся заверительные поля. Здесь ставятся подписи, которыми заверяется табель (форма 0504421), образец заполнения — перед вами:

Не забывайте указывать дату итогового оформления документа, а также должности ответственных работников (согласно штатному расписанию). Справа предусмотрено место для отметки о принятии табеля. Эта часть бланка заполняется сотрудником бухгалтерии, производящим расчет заработной платы на основании учетной документации. Чтобы быстро и корректно заверять справки, приказы и другие документы по личному составу, прислушайтесь к советам наших экспертов. Статьи-подсказки «Как быстро и правильно заверять большие объемы документов » и «Какая печать должна стоять в кадровых документах и когда без нее можно обойтись» застрахуют от неприятных ошибок.