Тема: Смена главного бухгалтера ( Смена главного бухгалтера ) Бухгалтерский учет ( бухгалтерский учет ).

Чтобы выполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера поручить другому работнику, надо издать соответствующий приказ (распоряжение) руководителя предприятия, сделать временную карточку с образцами подписей и оттиска печати для банка. Сообщать об этом налоговикам, в органы статистики, пенсионный фонд и фонды соцстрахования не обязательно, однако отчетности (подаваемого в бумажном виде) рекомендуется добавлять копию упомянутого приказа.

дополнительно: Скачайте "Справочник бухгалтера"

01. Как поручить выполнение обязанностей отсутствующего работника

В случае временного отсутствия работника (во время болезни, отпуска, командировки и т.д.) существует две возможные формы организации труда:

1) временное покровительство (замещение)

2) выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Работник, замещающий временно отсутствующего работника, освобождается от исполнения обязанностей по основному месту работы. В частности, ему доплачивают разницу между его фактическим окладом и окладом работника, которого он замещает (согласно п. 1 до сих пор действующего Разъяснение Секритариату ВЦСПС "О порядке оплаты временного покровительства" № 30/39 от 29.12.1965 г.).

Работник, выполняющий обязанности отсутствующего работника, не освобождается от своей основной работы, ему осуществляют доплату, размер которой обычно определяют в процентах от оклада отсутствующего работника и прописывают в коллективном договоре или определяют приказом по предприятию (согласно ст. 105 КЗоТ, пункта 1 инструкции Госкомитета СССР с работы и социальным вопросам, Минфина СССР, ВЦРС "с применения постановления Совета Министров СССР №1145 от 04.12.1981 О порядке и условиях совмещения профессий (должностей) № 53-ВЛ от 14.05.1982). Это подтверждается письмом Минтруда Украины и Мин эти N9942 / 0 / 14-05 / 018-17 от 02.12.2005.

В письме Минсоцполитики № 590/13 / 84-11 от 21.07.2011 уточняется: «Выполнение служебных обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего работника, когда это связано с распорядительными функциями, работником, работающим на том же предприятии, в учреждении, организации, - является временным заместительством ». Таким образом, выполнение рядовым бухгалтером обязанностей главного как руководителя отдела (то есть с ответственной должности) следует оформлять именно как временное заместительство (покровительство). При этом возникает вопрос: кто будет исполнять обязанности рядового бухгалтера, ведь во время покровительства он освобождается от их выполнения? Брать дополнительную штатную единицу по срочному трудовому договору ? Об этом Минтруда не говорит. В этих обстоятельствах возможны оба из вышеперечисленных вариантов. Ведь действующее законодательство (именно законодательство, а не подзаконные акты или разъяснения государственных органов) никаких ограничений по этому поводу не устанавливает и не обязывает нас ограничиваться только одним вариантов, к которому нас схрляе письмо Минсоцполитики № 590/13 / 84-11 от 21.07.2011 (то есть, выполнение обязанностей отсутствующего работника по более ответственной должности оформлять только как временное покровительство).

02. Документальное оформление

Исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера возлагаются на другого работника на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия. Перед изданием этого приказа главный бухгалтер может подать руководителю ходатайство, докладную или служебную записку с указанием желаемой кандидатуры на такую ​​работу.

Следует принять во внимание уровень знаний и профессиональной подготовки такого лица. Уровень должен быть достаточным, чтобы справиться с выполнением такой ответственной работы.

Накануне отпуска главного бухгалтера желательно (не обязательно) оформить акт приемке-няпередання дел от главбуха к бухгалтеру, который будет выполнять его функции, и обязательно ознакомить последнего с должностными обязанностями главного бухгалтера. Смотрите по этому поводу Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера (с прикладом) .

Есть два возможных варианта оформления выполнения обязанностей временно отсутствующего работника:

01) с согласия работника;

02) по инициативе работодателя.

В первом случае работник дает свое согласие на исполнение обязанностей главбуха путем проставления отметки о согласии в проекте приказа руководителя или, скажем, путем написания заявления (смотрите образец заявления ). Затем руководитель предприятия издает соответствующий приказ (смотрите образец приказа ).

Во втором случае руководитель принимает решение о возложении дополнительных обязанностей в одностороннем порядке. Но это очень похоже на изменении существенных условий труда. А потому работника следует предупредить об ожидаемых изменениях не менее чем за два месяца (согласно ст. 32 КЗоТ). Для этого можно за 2 месяца оформить проект приказа о возложении обязанностей главбуха и ознакомить с проектом под подпись. По истечении двух месяцев издается приказ, по которому возлагают на работника дополнительные обязанности. Если працинник напишет заявление об отказе выполнять такие обязанности, появляются формальные основания для его увольнения по п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗоТ (то есть отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда). На практике применение этого порядка (ст. 32 КЗоТ) не всегда возможно: в случае болезни, предупредить работника за два месяца невозможно. В таких случаях его отказ не предоставляет работодателю основания для освобождения согласно п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗоТ. Относительно угроз нарушения трудового законодательства смотрите тематическую подборку проверки Гоструда (С возможностью получить PDF-справочник по этой теме).

В приказе (или в приложении к нему) можно определить перечень функций, которые временно должен выполнять работник. Работнику не обязательно (или даже невозможно) поручить все без исключения обязанности главного бухгалтера.

03. Работа при отсутствии главного бухгалтера

С первого дня отпуска до выхода на работу главного бухгалтера все его обязанности (если иное не предусмотрено приказом) выполняет работник, на которого их положено приведенным выше приказом. Это касается и организационно-распорядительных функций как начальника отдела бухгалтерии, и исполнительных, как то составление и подписание отчетности, первичных, кассовых документов, участие в проведении инвентаризации и тому подобное. Вместе с тем работник (в рамках порученных ему обязанностей) нести ответственность главбуха, в частности за нарушение законодательства.

03.1. Работа с налоговиками

Во время временного отсутствия главбуха подавать сведения о лице, выполняет ее обязанности, в налоговый орган не требуется. Заявление по ф. 1-ОПП предоставляют только в случае замены главбуха (согласно п. 9.3 Порядка № 1588). В то же время налоговиков все же стоит предупредить, чем отчетность подписывает другое лицо. Ведь еще в письме ГНАУ от 18.09.2009 г.. № 11266/5 / 16-1516 они советовали вместе с декларацией подавать документы, подтверждающие отсутствие уполномоченного на подпись лица и определяют лицо, выполняющее ее обязанности в этот период. То есть в налоговую отчетность следует добавлять копии приказов (распоряжений), подтверждающие полномочия лица по выполнению обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера. Такая же мысль выражена и в подразделении 135.02 системы «ЗРЕНИЕ».

Вот что по состоянию на 16 июля 2017 написано там по этому поводу.

Каким образом осуществляется подписания налоговой отчетности в бумажном виде, в случае временного отсутствия руководителя?

короткая:

В случае отсутствия руководителя и главного бухгалтера юридического лица на работе по уважительным причинам, налоговая декларация может быть подписано другими лицами, уполномоченными выполнять обязанности руководителей на время их отсутствия, при условии, что полномочия лица, подписавшего налоговую декларацию, подтвержденные соответствующими документами (учредительными, приказами или распоряжениями и т.д.), подаются вместе с налоговой декларацией в контролирующий орган.

полная:

В соответствии с Порядком учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 09.12.2011 №1588, при взятии налогоплательщика на учет в контролирующем органе, подается заявление по форме №1-ОПП, в которой указываются данные о руководителях, главного бухгалтера или другое лицо на которое возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета налогоплательщика.
Согласно п.48.5 ст.48 Налогового кодекса Украины от 02 декабря 2010 года №2755-VI с изменениями и дополнениями (далее - НКУ) налоговая декларация должна быть подписана руководителем налогоплательщика или уполномоченным лицом, а также лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета и представления налоговой декларации в контролирующий орган.
В случае ведения бухгалтерского учета и представления налоговой декларации непосредственно руководителем налогоплательщика такая налоговая декларация подписывается таким руководителем.
Достаточным подтверждением подлинности документа налоговой отчетности является наличие оригинала подписи в соответствии с п.48.5 ст.48 НКУ:
уполномоченного лица на документе в бумажной форме или наличие в электронном документе электронной цифровой подписи налогоплательщика;
физического лица - налогоплательщика или его законного представителя;
лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета и представления налоговой декларации по договору о совместной деятельности или соглашением о разделе продукции.
Если налоговая декларация подается налоговыми агентами - юридическими лицами, она должна быть подписана руководителем такого агента и лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета и представление налоговой декларации такого агента, а если налоговым агентом является налогоплательщик - физическое лицо - таким налогоплательщиком (п. 48.6 ст.48 НКУ).
Если учредительными документами налогоплательщика не предусмотрено возложение на другое лицо организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей на случай отсутствия руководителя или главного бухгалтера по объективным причинам (отпуск, командировка, больничный и т.д.), то соответствующими организационно-распорядительными документами предприятия временно назначается лицо, уполномоченное на выполнение таких функций.
Следовательно, в случае отсутствия руководителя и главного бухгалтера юридического лица на работе по уважительным причинам, налоговая декларация может быть подписано другими лицами, уполномоченными выполнять обязанности руководителей на время их отсутствия, при условии, что полномочия лица, подписавшего налоговую декларацию, подтвержденные соответствующими документами (учредительными, приказами или распоряжениями и т.д.), подаются вместе с налоговой декларацией в контролирующий орган.

Относительно электронной отчетности, как указано в разделе 135.03 «ЗРЕНИЕ», основанием для принятия налоговой отчетности в электронном виде является подтверждение электронной цифровой подписи.

Поэтому электронная цифровая подпись может оформляться на всех ответственных работников предприятия, имеющих право подписи на случай временного отсутствия руководителя или главного бухгалтера. Поэтому желательно временном исполнении обязанностей главного бухгалтера предусмотреть и заранее подготовить электронные ключи. Смотрите по этому поводу тематическую подборку Электронная .

03.2. Работа с органами статистики, социального страхования

Вы не обязаны сообщать о временном исполнении обязанностей главного бухгалтера органы статистики, Пенсионный фонд, фонды социального страхования.

Но стоит отчета добавлять копии приказов, которыми лицо уполномочено выполнять обязанности временно отсутствующего главного бухгалтера.

Дополнительно можете получить справочники в формате PDF по взаимодействию с этими органами: Путеводитель по отчетности , Справочник "Больничные + Декретные" (Это бесплатно).

03.3. Работа с банками

В таком случае новую карточку с образцами подписей и оттиском печати не составляют.

В банк дополнительно подают временную карточку с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности главного бухгалтера (согласно п. 18.15 Инструкции № 492). Такая карта должна быть заверена нотариально. В населенных пунктах, в которых нет нотариальных контор или частных нотариусов, карточки свидетельствуют уполномоченные на это должностные лица органов местного самоуправления (согласно п. 18.11 Инструкции № 492).

Пункт 18.16 Инструкции № 492 предусматривает еще один упрощенный вариант:

"18.16. В случае временного предоставления лицу права первой или второй подписи, а также в случае временной замены одного из лиц, уполномоченных первым руководителем, новая карточка не составляется, а дополнительно подается карточка только с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия и копия соответствующего документа (протокола, приказа и т.п.), подтверждает эти полномочия. "

Если на вашем предприятии заранее известно, кто именно будет в случае необходимости временно исполнять обязанности главного бухгалтера, лучше при получении карточки подписей, предусмотреть право второй подписи сразу и на это лицо. Этот вариант позволяет тратить меньше времени в описываемой ситуации.